Jak założyć biuro rachunkowe

 

 

 

 

Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej jest działalnością gospodarczą, a usługi wchodzące w jej zakres to:

  • Prowadzenie ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym oraz systematycznym na podstawie dowodów księgowych,
  • Okresowe ustalanie lub sprawdzenie rzeczowego stanu aktywów i pasywów drogą inwentaryzacji. 
  • Wycenianie aktywów i pasywów
  • Sporządzanie sprawozdań finansowych
  • Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

 

 

Przedsiębiorcy, wykonujący działalność w powyższym zakresie uprawnieni są również do:

  • Prowadzenia ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów oraz udzielenia im pomocy w tym zakresie
  • Sporządzania zeznań i deklaracji podatkowych w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów lub udzielenia im pomocy w tym zakresie.

 

Jakie warunki trzeba spełnić?

 

Wyższe wykształcenie kierunkowe, zdanie egzaminu państwowego, posiadanie certyfikatu Ministerstwa Finansów itd. – Wszystkie te wymagania zostały zniesione w 2014 r, lecz osoby posiadające certyfikaty księgowe czy też świadectwa kwalifikacyjne, wydane na podstawie dotychczasowych przepisów, będą mogły się nimi nadal posługiwać w celu kwalifikacji zawodowych a wykaz osób posiadających certyfikat księgowy będzie w dalszym ciągu dostępny na stronie Ministerstwa Finansów.


Obecnie biuro rachunkowe może założyć każda osoba, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych, nie jest karana w zakresie określonych przestępstw (przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi czy za przestępstwo skarbowe) oraz zawrze umowę ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Jeżeli jednak zależy Ci na uwiarygodnieniu profesjonalizmu biura w oczach klientów możesz ubiegać się o certyfikat eksperta usług księgowych wydawany przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, które zrzesza księgowych oraz szkoli pracowników finansów i księgowości. Osoby, które uzyskały ten certyfikat podlegają wymogom ustawicznego doskonalenia zawodowego, oznacza to coroczne doszkalanie się w wymiarze 20 godzin a niewypełnienie tego obowiązku jest równoznaczne z wykreśleniem z rejestru.

 

Jak założyć biuro rachunkowe?

 

Aby założyć biuro rachunkowe trzeba spełnić wymogi, zgodne z rozpoczęciem działalności gospodarczej – Należy wypełnić formularz CEIDG, który jednocześnie jest wnioskiem o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, gdzie nadawany jest numer REGON, zgłoszeniem identyfikacyjnym do Urzędu Skarbowego – gdzie nadaje się lub wskazuje NIP oraz wybiera formę opodatkowania, oraz zgłoszeniem płatnika składek ubezpieczeniowych dla ZUS. Tym wnioskiem można zgłaszać zmiany z zakresu podawanych informacji w ciągu 7 dni od zgłoszenia. W tym formularzu należy podać rodzaj wykonywalnej działalności, a numery wybranych czynności uzyskuje się z PKD (Polska Klasyfikacja Działalności),

 

Przy zakładaniu firmy osobisty numer NIP staje się numerem firmy, gdy do tej pory nie mieliśmy nadanego takiego numeru, to został on nadany przez Ministerstwo podczas realizacji wniosku CEIDG. Aby poznać NIP, należy wyszukać wpisu (powinien pojawić się tam najpóźniej do 3 dni od podpisania wniosku CEIDG), korzystając z wyszukiwarki przedsiębiorców.

 

We wniosku składa się także trzy oświadczenia podatkowe: forma opodatkowania, forma opłacania zaliczek oraz rodzaj ksiąg. Należy też wskazać osobę odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji księgowej oraz określić miejsce przechowywania dokumentacji księgowej firmy.

 

Jeżeli wykonywana działalność będzie jedynym źródłem utrzymania, należy wypełnić druk ZUA. Zaś druk ZZA wypełnia się, kiedy jesteśmy zatrudnieni na umowę o pracę, w której zarabiamy powyżej minimalnej pensji krajowej. W przypadku, gdy pensja jest niższa od minimalnej pensji krajowej pozostajemy przy druku ZUA. W przypadku spółki cywilnej należy wypełnić druk ZPA.

 

W przypadku prowadzenia własnej działalności nie ma obowiązku prowadzenia konta firmowego, w takim przypadku można używać konta osobistego lub płacić gotówką. Obowiązek konta firmowego istnieje w przypadku transakcji przekraczających 15 000 Euro.

 

O założeniu firmowego konta bankowego należy poinformować Urząd Skarbowy oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypełniając wniosek aktualizujący CEIDG.

 

Ważne jest, aby pamiętać o tym, że biura rachunkowe zobowiązane są do posiadania polisy ubezpieczeniowej OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, a wartość minimalnej sumy gwarancyjnej zależy od przedmiotu działalności biura rachunkowego.

 

Lokal

 

Znalezienie odpowiedniego lokalu dla biura rachunkowego nie jest specjalnie trudne. Może być nim nawet zwykły lokal mieszkalny przystosowany dla potrzeb biurowych – własny, bądź wynajęty.


Lokal nie musi być położony w centrum lub ruchliwej części miasta – wystarczy dobrze ustawiony i widoczny szyld, dzięki któremu klienci bez większych problemów będą potrafili trafić pod wskazany adres.

 

Klient

 

Klient – zdobycie i utrzymanie, jest o wiele istotniejszą kwestią tej działalności. Jeżeli zdobędziesz klienta, to będzie on korzystał z Twoich usług nawet, jeśli swoją siedzibę będziesz miał/a na peryferiach miasta. Bez klientów Twoje biuro nie odniesie sukcesu nawet, jeśli lokal będzie przy głównej ulicy.

 

Dokładnie musisz przemyśleć, jaki zakres usług chcesz świadczyć i do jakich klientów chcesz skierować swoją ofertę (mali przedsiębiorcy, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, więksi klienci w Twojej okolicy).

 

Nawiązanie i utrzymanie relacji wzajemnego zaufania między klientem, a biurem rachunkowym to jeden z filarów prowadzenia firmy w tej branży, dlatego trzeba pamiętać, aby uwzględnić specyfikę podmiotów, dla których będą świadczone usługi. Twoi klienci oprócz profesjonalnej usługi będą oczekiwać przede wszystkim oszczędności czasu oraz braku nieścisłości.

 

Reklama

 

Otwierając biuro, dobrze jest mieć przygotowane ulotki, które można zostawić np. w Urzędzie Skarbowym, w oddziale ZUS czy Urzędzie Gminy. Warto też skorzystać z możliwości zamieszczenia ogłoszenia w lokalnej prasie.

 

Warto pamiętać, że najlepszą reklamą jest zadowolony klient, dlatego od pierwszego dnia działalności biura postaw na wysoką jakość świadczonych usług.

 

Dobrą reklamą jest strona internetowa, na której zamieścisz informacje o swoich usługach, cenniki, mapkę dojazdu czy godziny przyjmowania klientów. Na stronie możesz także zamieszczać informacje branżowe. W czasach Internetu, wydaje się to niezbędne, a jednocześnie jest to pewna droga do konkretnych korzyści, w postaci nowych klientów. Przy zleceniu zrobienia strony należy dokładnie określić, do jakich odbiorców ma być skierowana strona. Strona zawierająca aktualne informacje, z wiadomościami odpowiadającymi na potencjalne pytania Twoich klientów przyniesie firmie duże korzyści oraz zbuduje jej pozytywny obraz, zaś nieaktualna strona zniechęca, dlatego pamiętaj, aby dbać o stronę.

 

Odpowiedzialność biura rachunkowego

 

Biuro rachunkowe nie odpowiada za zobowiązania podatkowe swoich klientów, to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność podatkową. Urząd Skarbowy nie ma prawa dochodzić spłay zaległości podatkowych wynikających z nierzetelnego sporządzania rozliczeń od właściciela lub pracownika biura rachunkowego.

 

Nie oznacza to jednak, że biuro rachunkowe jest zwolnione z jakiejkolwiek odpowiedzialności za skutki nieprawidłowej pracy. Osoba zlecająca prowadzenie księgowości ma prawo domagać się od biura rachunkowego wypłaty odszkodowania za szkody poniesione w wyniku wadliwego prowadzenia działalności. Takiego rozszczenia dochodzi się na drodze cywilnej, a biuro rachunkowe zobowiązane zostaje do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub niepoprawnego wykonania zobowiązania – chyba, że jest to następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Dłużnik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że wykonał zobowiązanie lub, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie nastąpiło nie z jego winy. Przedsiębiorca chcąc uzyskać odszkodowanie, musi określić zakres obowiązków, który został powierzony biurowi rachunkowemu, wykazać popełnione błędy oraz wskazać związek między tymi nieprawidłowościami a poniesionymi stratami.

 

Franczyza

 

Biuro rachunkowe można też prowadzić na zasadach franszyzy. Poszukaj firmy, która proponuje biurom rachunkowym współpracę partnerską, daje możliwość korzystania z systemu księgowego, infolinii prawnej i podatkowej oraz szkoleń. Dobrze, jest gdy daje też wsparcie marketingowe, lokalne działania promocyjne czy wsparcie w zakresie administracji i sprzedaży.